Zaitun: CARA MEMBUAT SERTIFIKAT OTOMATIS MENGGUNAKAN AUTOCRAT

AUTOCRAT

AutoCrat adalah salah satu plugins ( Fitur tambahan/ Ekstensi) yang tersedia di google spreadsheet untuk membuat laporan dengan mekanisme mail merge, yang dapat dikirim kepada responden dalam format file word atau pdf, baik langsung maupun dikirim melalui email.

cara kerja autocrat

Formulir google form yang diisi oleh responden, kemudian data disimpan pada sebuah file spreadsheet, untuk selanjutnya AutoCrat secara otomatis membuat file merge dari format yang telah kita siapkan sebelumnya di google slide atau doc, menjadi sebuah file pdf yang memiliki data berbeda-beda tergantung data isian dari spreadsheet yang di input oleh responden pada google form.

Hasil merge dari AutoCrat ini dapat dikirim melalui email responden secara otomatis, dan akan diterima pada inbox masing-masing responden. Inilah yang menjadi keunggulan dari AutoCrat bila dibandingkan dengan MailMerge, artinya data hasil mail merge pada AutoCrat dapat langsung di kirim ke responden yang mengisi data pada formulir google form.

Langkah - langkah membuat sertifikat otomatis menggunakan autocrat

Langkah pertama kita membuka aplikasi google di titik sembilan kemudian kita ke Google Drive
Buat folder di google drive
Membuat folder kita buat google form
Dari jawaban Google form kita buat spreadsheetnya
Setelah terbuka halaman baru pada google speedsheet, terlebih dahulu kita akan instal aplikasi autocrat pada add-ons. Caranya klik add-ons dan klik dapatkan add-on
Langkah berikutnya cari autocrat pada kolom search, jika sudah ketemu lalu klik dan instal

Klik instal autocrat
Pilih akun yang akan digunakan, lalu klik akun yang dipilih scroll kebawah dan klik izinkan
Jika sudah klik izinkan maka proses instal selesai, langkah berikutnya adalah kita siapkan dulu template sertifikat menggunakan google docs atau google slide. Pada template, isi data lengkap mulai dari nomor sertifikat, kolom buat nama peserta, nama kegiatan, dan tanggal sampai yang menandatangani sertifikat. Pada template pastikan sudah tercantum tandatangan digital dan stempel lembaga jika diperlukan. Untuk data yang berbeda antara satu sertifikat dengan sertifikat lainnya seperti nomor dan nama peserta itu yang akan dibuat sistemnya dengan autocrat.
Selanjutnya adalah upload file template sertifikat yang telah sediakan ke folder sertifikat
Buka file docx yang di upload kemudian Klik File - Save as Google Docs, lanjutkan dengan memasukan TAG <<Nama Lengkap>> di sertifikat.
Langkah selanjutnya membuat data base peserta menggunakan google speedsheet. Pada google speedsheet data yang kita butuhkan adalah data yang akan berubah pada tiap sertifikat, untuk contoh template diatas data yang berbeda antara satu sertifikat dengan sertifikat lainnya adalah <<Nama>>. Tambah data email peserta untuk pengiriman secara otomatis ke peserta sesuai email yang ditulis peserta.
Konfigurasi AutoCrat untuk Sertifikat Online
Setelah plugins AutoCrat berhasil di install, tahapan selanjutnya adalah melakukan konfigurasi untuk sertifikat online
Buka file spreadsheet klik menu Add-ons - AutoCrat - Open lanjut dengan klik New Job
Isi Job name sesuai dengan keinginan anda contoh "Sertifikat Online" Klik Next
Pilih template dari Drive pilih file template yang telah anda buat sebelumnya, klik Select
Pada bagian Map source data to template pilih Form Responses 1 kemudian klik Next
Pada bagian File Setting isi File name dengan nama Sertifikat <<Nama Lengkap>>
Pada bagian Choose destination folder(s) klik saja Next
Pada bagian Add dynamic folder reference (Optional) klik saja Next
Pada bagian Set merge condition (Optional) Klik saja Next
Pada bagian Share docs & send emails anda harus melakukan pengaturan untuk
Share doc ? yes,
- Share doc as pilih pdf
- Allow collaborators to re-share pilih yes
- Send from generic no-reply address pilih yes
Pada bagian Add/remove job triggers anda atur yes untuk Run on from trigger dan No untuk Run on timer triger.
Pada bagian Existing Jobs klik tombol play